No Dokumen : PWI/Doc/CP/00 | Tgl Berlaku : | ||
Revisi : 000 | Halaman : | ||
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Purchasing Impor | |||
PT. WIBAWA SOKOJATI SARANA |
RINCIAN DOKUMEN |
Di distribusi kepada Unit/divisi/departemen Corporate Plan (……………………..) PIC (……………………..) Purchasing (……………………..) Accounting (……………………..) Finance (……………………..) Exim (……………………..) (……………………..) (……………………..) |
No Dokumen : ____________________________
Revisi : ____________________________
Unit/Divisi : ____________________________
Direvisi oleh : ____________________________
KOLOM PENGESAHAN |

STATUS REVISI DOKUMEN |
Revisi | Tgl Berlaku | Uraian Revisi | Oleh | Diperiksa | Disetujui |
RIWAYAT REVISI |
No Revisi | Tanggal | Penjelasan Perubahan |
- TUJUAN
- Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk mengatur, mengarahkan dan mengontrol alur dan kejelasan administrasi impor dari pemilihan barang impor sampai dengan proses pembayaran
- RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi kegiatan :
- Penentuan HS Code
- Pengumpulan dokumen impor dari supplyer
- Proses serah terima barang
- Proses pembayaran
- DEFINISI dan ISTILAH
- HS Code (Harmonized System Code) adalah suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan, pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi sebelumnya.
- Persetujuan Impor Barang adalah surat yang dikeluarkan oleh Dirjen Daglu atas permintaan importir barang untuk mengimpor barang.
- COO adalah dokumen yang menerangkan negara asal suatu barang yang diimpor.
- FOB (Freight on Board) shipping point atau FOB tempat pengiriman (frangko gudang penjual) : kepemilikan barang pindah ke pembeli pada sat pengangkutan barang terjadi dari gudang penjual. FOB Destination atau FOB tempat tujuan (frangko gudang pembeli) : kepemilikan barang secara hukum masih berada pada penjual hingga barang tersebut sampai di gudang pembeli.
- CNF atau CFR (Cost and Freight) adalah harga barang sampai pelabuhan tujuan dan kondisi dimana penjual atau eksportir menanggung semua biaya pengapalan sampai ke pelabuhan tujuan
- CIF (Cost Insurance and Freight) adalah sama dengan CFR, hanya saja penjual wajib menutup asuransi angkutan laut terhadap risiko kerugian pembeli terhadap kerusakan atau kehilangan barang yang mungkin terjadi selama dalam perjalanan. Meskipun penjual yang menutup asuransi, risiko atas barang telah berpindah dari pihak penjual kepada pembeli sejak penyerahan barang di atas kapal di pelabuhan pengapalan
- Ex Works (EXW) adalah pembeli berkewajiban untuk memikul semua biaya dan risiko terhadap barang. Selain itu pembeli harus bertanggung jawab juga dalam pengurusan formalitas melakukan ekspor
- Telex Release / Surrender adalah Suatu kondisi dimana pihak pelayaran tidak meminta original Bill of Lading ( B/L )untuk proses pengambilan barang, biaya yang muncul dalam pengurusan surrender ini ditanggung oleh pengirim.
- PROSEDUR
- Menentukan barang dan asal negara sesuai dengan rencana import. Barang yang diimport harus memiliki HS Code
- Melakukan permintaan persyaratan dokumen ke Exim sesuai HS code yang diimport
- Komunikasi dengan pihak shipper mengenai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan :
- B/L
- P/L
- Invoice
- Sales Contract/ PO
- COO/ Form E/ lain-lain
- Sertifikat asuransi (jika dibutuhkan)
- Sertifikat Inspeksi (jika dibutuhkan, bekerja sama dengan bagian legal/ exim)
- Lain-lain sesuai daftar dari exim
- Pastikan invoice dan packing list benar untuk penulisan nama perusahaan, alamat dan value
- Invoice dan packing list harus sama quantitynya
- Tidak dibenarkan melakukan undervalue kecuali mendapatkan izin dari management
- Apabila semua dokumen sudah tersedia kirimkan ke exim (bisa by email) untuk melakukan pengecekan BL dan manifest
- Semua komunikasi kepada supplyer yang dilakukan via email selalu meminta konfirmasi kebenaran data, gambar atau informasi apakah sudah dipahami dan diterima oleh pihak supplyer.
- Komunikasikan dengan pihak legal/ exim/ managemen apabila ada dokumen khusus yang dibutuhkan, misal sertifikat dari PT Surveyor Indonesia
- Apabila semua dokumen sudah lengkap serah terimakan kepada exim leader atau personal exim yang ditunjuk managemen
- Menentukan cara penyerahan barang, misal CIF, dll
- Melakukan kepastian cara pembayaran barang yang diimport apakah transfer sebelum shipment atau tempo
- Apabila term FOB/ Exwork melakukan pencarian dan penawaran forwarder, Minimal 2 fowarder sebagai pembanding danselalu minta jadwal ETD tercepat dan ETA tercepat.
- Melakukan proses approval penentuan forwarder, Untuk penggunaan airfreight selalu minta penawaran kepada DHL atau TNT (untuk berat dibawah 150 kg) dan kepada fowarding (untuk berat diatas 150 kg) dengan destinasi Surabaya, untuk seafreight destinasi Tanjung Perak.
- Air freight selalu gunakan TnT atau DHL dengan tujuan (POD) Surabaya, tidak diperbolehkan barang customs di jakarta
- Untuk TNT semua negara kecuali dari USA, Italy, germany, Vietnam dan philipina bisa langsung ke surabaya
- Untuk DHL dari semua negara bisa langsung mendarat di surabaya
- Segera lakukan komunikasi ke shipper untuk menghubungi agent fowarder di hari yang sama setelah mendapatkan approval.
- Semua komunikasi kepada fowarder (baik dalam proses penawaran atau sudah approval) yang dilakukan via email selalu meminta konfirmasi kebenaran data, gambar atau informasi apakah sudah dipahami dan diterima oleh pihak forwarder.
- Sebelum kapal berangkat, selalu mintakan draft/ perfoma inv packing list dan bl. Apabila menggunakan COO (form e, form D, dll)
- Setelah dikonfirmasi kebenaran dokumen oleh exim proses shipment dilanjutkan.
FLOWCHART
Gambar 1 : Flowchart |
- DEPARTEMEN TERKAIT
- EXIM
- ACCOUNTING
- LEGAL
Menyetujui, | Dibuat | ||||||
Purchasing Mesin | Purchasing Sparepart | Purchasing Bahan Baku | Purchasing Cat | Purchasing Hardware | Impor Dept | Febrian |
Mengetahui, | ||
Management | Operational Director |