Job description purchasing impor pada dasarnya menyesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Dan tergantung dengan SDM yang dimiliki perusahaan tersebut. Tabel dibawah ini sebagi contoh saja,
Job desc :
- Menerima Purchase Requisition (PR) tentang barang yang akan di import departemen lain
- Melakukan validasi atas PR tersebut
- Koordinasi dengan PPIC staff tentang kebutuhan barang dalam PR apakah urgent atau untuk memenuhi minimum stock, apabila urgent dengan alasan human error oleh PPIC yang bersangkutan maka dibuatkan BAP. Apabila untuk kebutuhan minimum stok maka dilanjutkan proses PR nya
- Mencari penawaran barang kepada beberapa supplier sesuai dengan PR
- Menentukan supplier dan meminta approval kepada manager untuk menunjuk supplier tersebut dengan melampirkan penawaran harga dari beberapa supplier, termasuk didalamnya persetujuan penggunaan term import yang disepakati (exwork, dll)
- Setelah supplier ditunjuk atau di setujui oleh manager maka segera mencari penawaran fowarding.
- Melakukan approval kepada manager tentang penawaran beberapa fowarding.
- Pembuatan dan validasi Purchase Order kepada manager
- Memproses dokumen pra impor termasuk didalamnya meminta packing list, invoice, sales contract, penyiapan bukti bayar dan lain-lain.
- Menyerahkan doc/ draft doc kepada bagian import untuk dilakukan pengecekan dan koreksi
- Proses import dilanjutkan oleh bagian import
- Ketika barang datang maka cocokkan antara PO yang dikirimkan dengan actual kedatangan barang
- Lakukan komplain apabila ada ketidaksesuaian mengenai kualitas dan kuantitas
- Apabila ada kelebihan/ kekurangan barang segera lakukan konfirmasi kepada supplier untuk dilakukan penyesuaian outstanding baik payment maupun stok PO barang.
- Lakukan dokumentasi terhadap pemeriksaan kedatangan barang
- Setelah dilakukan GR oleh departemen gudang, segera lakukan konfirmasi tempo pembayaran kepada dept accounting, baik yang telah lunas ataupun yang menggunakan term tempo.
- Buat laporan mingguan tentang kedatangan barang import
- Buat laporan realisasi biaya import dengan melakukan komparasi antara penawaran dengan realisasi
- Apabila ada ketidaksesuaian segera laporkan kepada manager untuk ditindaklanjuti kepada bagian import
untuk lebih jelasnya DOWNLOAD DISINI
